Wat is een data dashboard? Uitleg, meerwaarde & tips

Een data dashboard is een informatiebeheertool die key performance indicators (KPI’s), metrics en key data points visueel volgt, analyseert en weergeeft om de gezondheid van een bedrijf, afdeling of specifiek proces te bewaken.

Ze kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van een afdeling en bedrijf. Achter de schermen maakt een dashboard verbinding met jouw bestanden, bijlagen, services en API’s, maar aan de oppervlakte worden al deze gegevens weergegeven in de vorm van tabellen, lijndiagrammen, staafdiagrammen en meters.

Een data dashboard is de meest efficiënte manier om meerdere databronnen bij te houden, omdat het een centrale locatie biedt waar bedrijven hun prestaties kunnen monitoren en analyseren. Realtime monitoring vermindert de uren aan analyse en lange communicatielijnen die bedrijven voorheen uitdaagden.

Hoe werken data dashboards?

Ten eerste moeten gebruikers van een dashboard weten dat de dashboarddefinitie afhankelijk is van de rol die het dashboard speelt binnen een organisatie. Iedereen gebruikt data dashboards anders.

Niet alle zakelijke dashboards hebben hetzelfde doel. Daarom is het belangrijk dat gebruikers begrijpen welke KPI’s ze moeten bijhouden en waarom.

Hoe zijn dashboards interactief?

Dashboards die worden gevoed door zakelijke vragen

De beste data dashboards beantwoorden belangrijke vragen over je bedrijf. In tegenstelling tot geavanceerde business intelligence-tools, zijn dashboards ontworpen voor snelle analyse en informatiebewustzijn.

De meest gebruikelijke benadering bij het ontwerpen van een zakelijk dashboard is om het te bouwen met een vraag-antwoordformaat.

• Wat is onze quick ratio? Waar is onze quick ratio vergeleken met waar hij zou moeten zijn?
• Hoeveel telefoontjes heeft het callcenter deze week gepleegd? Was het minder of meer dan vorige week?
• Wat zijn de top 5 producten qua verkoopopbrengst? Waar zijn er mogelijkheden?
• Wat zijn de verkeersbronnen naar de website? Is het aantal zoekopdrachten toegenomen?
• Hoe ziet onze marketingtrechter eruit? Ligt het op schema?

Dashboards die zich richten op het presenteren van operationele en analytische gegevens

De zakelijke vragen die een dashboard beantwoordt, zijn afhankelijk van de branche, de afdeling, het proces en de functie. Analytische dashboards zijn doorgaans ontworpen om besluitvormers, leidinggevenden en senior leiders te helpen, doelen te stellen en te begrijpen wat er is gebeurd en waarom, met dezelfde informatie die ze kunnen gebruiken om de juiste veranderingen door te voeren.

Een analytisch dashboard doet dit op basis van inzichten uit gegevens die zijn verzameld gedurende een door de gebruiker bepaalde periode (d.w.z. vorige maand, vorig kwartaal of vorig jaar).

Dashboards presenteren interactieve datavisualisaties

Gegevens worden op een dashboard gevisualiseerd als tabellen, lijndiagrammen, staafdiagrammen en meters, zodat gebruikers de gezondheid van hun bedrijf kunnen volgen aan de hand van benchmarks en doelen. Data dashboards geven de nodige gegevens weer om jouw bedrijf te begrijpen, te volgen en te verbeteren door middel van visuele representaties. Afhankelijk van hoe je besluit jouw data dashboard te ontwerpen, kunnen zelfs eenvoudige numerieke gegevens visueel informatief zijn door intuïtieve symbolen te gebruiken, zoals een rode driehoek die naar beneden wijst om een ​​daling van de inkomsten aan te geven of een groene driehoek die naar boven wijst om een ​​toename van het websiteverkeer aan te geven.

De meerwaarde van een data dashboard

Waarom zou jouw bedrijf gegevens op een data dashboard moeten visualiseren?

De meeste bedrijven gebruiken meerdere services om KPI’s en statistieken bij te houden, waardoor het tijd en middelen kost om dit goed te monitoren en analyseren. Daarom kan een investering in een data dashboard je veel tijd en middelen schelen.

Dashboards gebruiken onbewerkte gegevens uit deze bronnen, spreadsheets en databases om tabellen, lijndiagrammen, staafdiagrammen en meters te maken in een centraal dashboard dat gebruikers kunnen bekijken, waardoor zij onmiddellijk de belangrijkste statistieken waarnaar ze op zoek zijn kunnen vinden en begrijpen.

Data dashboards vereenvoudigen de rapportage aan het einde van de maand, doordat gebruikers op elk moment informatie kunnen communiceren zonder uren aan voorbereiding en analyse. Dit maakt het de investering waard!

Tips voor een goed en succesvol data dashboard

1.     Weet waarom je een data dashboard maakt

Als het gaat om het bouwen van een data dashboard, vraag jezelf dan af: “Welk probleem moet dit bord oplossen?” Een data dashboard afdwingen wanneer er geen nodig is, is een geweldige manier om tijd en middelen te verspillen.

Begrijp het doel achter je data dashboard. Bedenk wat je doelen zijn, en welke noodzakelijke statistieken je hiervoor moet identificeren, meten en verbeteren.

Concentreer je om te beginnen op de vijf tot tien belangrijkste statistieken en rapporteer daarover per dashboard. Als je dat doet, heb je een duidelijk beeld van wanneer je waarde toevoegt aan het probleem en wanneer niet, en helpt het je het waargebeurde verhaal aan belanghebbenden te vertellen.

2.     Bepaal wie naar het bord kijkt

Niet alle klanten zijn gelijk. Klanten zijn er in veel verschillende soorten en maten en kunnen op zoek zijn naar verschillende statistieken, afhankelijk van hun behoeften. Het definiëren van je beoogde publiek zal je helpen op verschillende manieren.

Zo zorgt het ervoor dat je het juiste bord maakt voor de juiste mensen. Het helpt je beter te begrijpen hoe je moet communiceren en handelen op basis van de juiste gegevens.

Daarnaast vergroot het de kans dat mensen je bord goed ontvangen.

Begin met jezelf een paar vragen te stellen:

• Welke problemen moet dit bord oplossen? De meeste teams hebben enig begrip van waarom ze bestaan. Je data dashboard moet verband houden met dat doel en aansluiten bij de algemene doelstellingen van de doelgroep.
• Welke metrics zijn het belangrijkst voor de doelgroep? Het kiezen van de juiste statistieken hangt af van veel factoren, zoals het type aanbod of product, bedrijfsmodel (B2C/B2B), branche (e-commerce/SaaS), functie (product/marketing/verkoop) en meer.
• Wat heeft de groep te winnen bij dit dashboard? Geweldige metrics leiden tot inzichten – die tot acties en resultaten leiden. Schrijf op met hoeveel duidelijkheid waarnemers weglopen nadat ze naar het bord hebben gekeken.

Zodra je de bovenstaande vragen hebt beantwoord, heb je een beter idee van wie er naar jouw dashboard kijkt, en kun je bepalen hoe diepgaand je met tracking moet omgaan.

3.     Voorkom overbelasting van gegevens

Er zijn zoveel gegevens beschikbaar en er wordt met de dag meer en meer toegankelijk. Dit is echt het informatietijdperk en het is buitengewoon gemakkelijk om overweldigd te raken en te verdrinken in je analyses. Dit geldt voor iedereen, van solopreneurs tot Fortune 100-bedrijven.

Het is belangrijk om het doel van uw dashboard te onthouden en vervolgens te bepalen welke gegevens echt nodig zijn om het verhaal duidelijk te maken. Gebruik geen ijdelheidsstatistieken of gegevens die je beoogde publiek in verwarring kunnen brengen. Eenvoudiger is altijd beter, tenzij het perspectief onnauwkeurig wordt scheefgetrokken.

Bekijk je dashboard vanuit het perspectief van je kijker. Het komt vaak voor dat de persoon die een data dashboard ontwikkelt, meer kennis en ervaring heeft met de gegevens dan de persoon die deze ontvangt. Schaal terug en rapporteer alleen over de datapunten die absoluut noodzakelijk zijn om je punt te bewijzen.

4.     Plaats je belangrijkste statistieken in de linkerbovenhoek

Inhoud structureren om van links naar rechts te lezen, is één van de beste manieren om het begrip te verbeteren. Begin met het plaatsen van de belangrijkste gegevenspunten in de linkerbovenhoek.

5.     Houd het ontwerp eenvoudig

Er is een oud gezegde dat je misschien hebt gehoord, dat zegt “less is more“. Soms vergeten we dit wanneer het gaat om het maken van het beste data dashboard. Mensen raken afgeleid en het is gemakkelijk om de juiste gegevens over het hoofd te zien als er te veel aan de hand is.

Enkele tips om te onthouden bij het ontwerpen van je bord:

• Kies een paar kleuren om op je bord te gebruiken.
• Kies één lettertype per klant. Consistentie is de sleutel tot het behouden van informatie.
• Beperk afbeeldingen tot een minimum. Voeg indien nodig een klantlogo toe.
• Gebruik dimensionering om belangrijkere gegevenspunten uit te drukken. Grotere widgets trekken meer aandacht dan kleine.

6.     Denk eraan om de juiste tijdframes in te stellen

Gegevens kunnen gemakkelijk liegen. Eén van de gemakkelijkste manieren om ervoor te zorgen dat jouw gegevens tegen je liegen, is het hebben van onjuiste, onnauwkeurige of inconsistente termijnen.

Als je meerdere stukken gegevens voorbereidt voor presentatie, moet elk stuk waarschijnlijk op hetzelfde tijdsbestek worden ingesteld om verwarring of verkeerde aannames te voorkomen.

Er zijn echter ook momenten dat verschillende tijdsbestekken nodig zijn. In de meeste gevallen is het van cruciaal belang om de verschillende tijdsbestekken duidelijk te omschrijven, en uit te leggen waarom ze verschillen. Het laatste dat je wilt, is dat iemand gegevens verkeerd interpreteert, omdat hij niet beseft dat de termijnen niet hetzelfde zijn.

7.     Groepeer specifieke gegevens in dashboardcomponenten

Er is niets erger dan naar een data dashboard te gaan en de informatie niet geordend te zien. Richt je daarom bij het maken van jouw data dashboard op specifieke onderwerpen en groepen.

Content op een duidelijke manier groeperen is belangrijk om een ​​compleet overzicht van data te geven. Bovendien helpt het kijkers op het juiste moment toegang te krijgen tot de juiste informatie.

8.     Gebruik tekstblokken om oorzaak en gevolg te communiceren

Een ander belangrijk ding om op te merken, is dat al je bedrijfsgegevens gerelateerd zijn en veranderen. Eén ding in je bedrijf kan van invloed zijn op meerdere datapunten in veel van je data dashboards.

Eén van de moeilijkste dingen om te doen is te ontdekken en te begrijpen hoe het ene datapunt of de ene reeks datapunten correleert met het andere.

We raden ook aan om tekstblokken aan je gegevens toe te voegen om verschillende secties te helpen identificeren en zelfs opmerkingen te geven over hoe de gegevens met elkaar in verband staan. Als je dit doet, wordt het voor jouw publiek veel gemakkelijker om te begrijpen wat de gegevens je vertellen.

9.     Maak duidelijke widget- en gegevensnamen

Elke widget wordt geleverd met een standaardnaam, die bijvoorbeeld

de naam van de dienst kan zijn (bijv. Quickbooks, Facebook, Google Ads, etc.), of

een datasetnaam (bijv. Facebook Likes, Quickbooks Recente betalingen, etc.).

Het probleem is: de meeste klanten weten niet wat er wordt gerapporteerd. Het opzetten van een consistente en gemakkelijk te begrijpen naamgevingsstijl zodat jouw kijker begrijpt welke gegevens worden gerapporteerd, maakt het voor hen gemakkelijker om de exacte gegevenspunten te vinden waarnaar ze op zoek zijn.

Wat naamgeving betreft, is consistentie de sleutel. Segment, een bedrijf voor analyse van klantgegevens, heeft het object-action-framework gemaakt om naamgevingsconventies te schalen.

Het ziet er ongeveer zo uit:

• Het idee is simpel. Kies eerst je objecten (bijv. product, toepassing, enz.). Definieer vervolgens acties die je klanten kunnen uitvoeren op die objecten (bijv. bekeken, geïnstalleerd, enz.). Als je alles bij elkaar hebt opgeteld, leest je evenement “Product bekeken” of “Applicatie geïnstalleerd”.

Je kunt een aangepaste naam toevoegen die de onderzochte gegevens voor elk punt identificeert. Dit vermindert de hoeveelheid tijd die je nodig hebt om uit te leggen waar iemand naar kijkt. Het is ook een geweldig idee voor marketingbureaus om een ​​tekstblok onder elke widget toe te voegen om trends aan te geven, wat de gegevens betekenen en waarom het belangrijk is voor je klanten.

10.  Houd rekening met hoe je het gegevensdashboard deelt

Deze laatste tip bouwt voort op de voorgaande, maar het is belangrijk om rekening te houden met hoe je je data dashboards met een klant deelt. Dit kan veranderen hoe je het dashboard structureert en welke informatie je duidelijk uitspreekt.

Als je de gegevens persoonlijk presenteert, kun je enkele tekstblokken weglaten en de gegevens in je presentatie uitleggen. Het is echter waarschijnlijker dat je het data dashboard naar je publiek stuurt en dat zij de gegevens zelf bekijken.

Als dit het geval is, geef dan zo veel mogelijk details en uitleg. Je wilt niet dat je publiek een gegevenspunt in het dashboard verkeerd interpreteert – dit kan leiden tot slechte zakelijke beslissingen en fouten.