Ethisch omgaan met data? Bekijk deze handige checklist!

Data is tegenwoordig een van de meest waardevolle middelen voor bedrijven. In sectoren met dunne marges kan slim gebruik maken van data het verschil betekenen tussen groene en rode cijfers.

Omdat de hoeveelheid data exponentieel groeit, neemt ook de afhankelijkheid ervan sterk toe. Hierdoor krijgen bedrijven een grotere verantwoordelijkheid op het gebied van ethiek. Als organisatie zul je steeds zorgvuldiger om moeten gaan met de gegevens die verzamelt, verwerkt en gebruikt voor analyses. Voor de reputatie van je bedrijf is het van essentieel belang omde privacy van individuen te beschermen en de integriteit van je bedrijf te waarborgen.

Het belang van ethiek binnen data analyse

Ethisch omgaan met data is altijd belangrijk. Niet alleen om risico's af te dekken (zoals datalekken en privacy schending), maar ook voor het behoud van het vertrouwen van klanten, medewerkers, aandeelhouders en andere betrokkenen.

Onethische praktijken, zoals het verzamelen of gebruiken van gegevens zonder toestemming of het misbruiken van gevoelige informatie, kunnen naast een vertrouwensbreuk leiden tot reputatieschade, juridische gevolgen en het verlies van klanten of medewerkers.

Als informatiemanager – of eigenaar van een bedrijf als je zelf geen informatiemanager in dienst hebt – betekent dit dat je niet alleen efficiëntie via data moet nastreven, maar ook transparantie en integriteit binnen het gebruik van data moet waarborgen.

Ethisch handelen met data

Ethiek in datagebruik gaat verder dan het naleven van wet- en regelgeving. Het omvat ook de verantwoordelijkheid om eerlijk en transparant te zijn over hoe data wordt verzameld, opgeslagen en gebruikt. Bedrijven moeten een ethisch kader en procedures ontwikkelen en naleven om ervoor te zorgen dat data ethisch wordt ingezet.

Denk bijvoorbeeld aan het verkrijgen van expliciete toestemming van betrokkenen voordat hun gegevens worden verzameld en geanalyseerd en het implementeren van sterke beveiligingsmaatregelen om data te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

TIP! Bekijk 'De Ethische Data Assistent (DEDA)', ontwikkeld door Universiteit Utrecht in nauwe samenwerking met data-analisten van de Gemeente Utrecht. "Het DEDA worksheet is een grote poster (A0). Het faciliteert beraadslagende discussies voor interdisciplinaire teams, stakeholders en projectmanagers. Het adresseert de diverse fases van een project en de verschillende ethische kwesties die mogelijk ontstaan." Op de site is de poster te bekijken en worden tevens een aantal cases uiteengezet waarin ethische problemen in dataprojecten worden uitgelicht.

Handige hecklist voor data ethiek

Het is best lastig om informatie te vinden over hoe je ethisch met data om kunt gaan. Om die reden hebben we een handige checklist gemaakt. Zo kun je ook vanuit een ethisch oogpunt naar het gebruik van data binnen je Power BI dashboards en datawarehouse kijken. Wanneer je met Summix samenwerkt denken we hierin natuurlijk actief met je mee.

✔️Zorg ervoor dat klanten/gebruikers expliciet toestemming geven voordat hun gegevens worden verzameld

Dit kun je doen door een privacybeleid en opt-ins (toestemmingsformulieren) op je website en eventuele applicaties te implementeren.

✔️Verzamel alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering

In plaats van uitgebreide persoonlijke informatie, is het beter om je te beperken tot enkel de gegevens die nodig zijn voor de levering van diensten, zoals naam en adres.

✔️Implementeer sterke encryptie voor alle opgeslagen en verzonden data om te beschermen tegen cyberaanvallen

Denk aan SSL-verbindingen, 2-factor authenticatie, training voor medewerkers en regelmatige audits van je beveiligingssystemen.

✔️Stel een governance team aan dat verantwoordelijk is voor het opstellen en handhaven van data policies

Dit team houdt toezicht op de naleving van ethische normen en regelgeving. Denk ook aan een DPO (data protection officer) die verantwoordelijk is voor het toezicht op datagebruik en naleving van GDPR.

✔️Beperk de toegang tot gevoelige gegevens tot de personen die deze nodig hebben voor hun werk

Gebruik rolgebaseerde toegang om te bepalen wie welke data kan inzien en bewerken.

✔️Anonimiseer data waar mogelijk om de privacy van individuen te beschermen.

Bijvoorbeeld: bij het delen van verkeersdata met derden, zorg je er eerst voor dat de data geanonimiseerd is, zodat individuele voertuigen niet meer te traceren zijn.

✔️Voer regelmatig interne en externe audits uit

Zo weet je of je dataprojecten in overeenstemming zijn met interne policies en wet- en regelgeving.

✔️Gebruik monitoring tools om verdachte activiteiten snel te detecteren

Bijvoorbeeld wanneer iemand opeens heel veel data bekijkt of probeert te exporteren.

✔️Zorg ervoor dat alle medewerkers regelmatig training krijgen over data ethiek en privacy

Zo creëer je een cultuur van ethisch bewustzijn. Breng niet alleen informatie over, maar neem ook de tijd om dilemma’s te bespreken. Luister naar de verschillende opvattingen.

✔️Houd de geschiedenis bij van alle dataverzamelings- en gebruikspraktijken

Dit helpt bij audits en zorgt ervoor dat je bedrijf verantwoording kan afleggen aan toezichthouders en betrokkenen.

✔️Bied klanten de mogelijkheid hun data in te zien, te wijzigen en te verwijderen

Idealiter kunnen ze dit zelf via een klantportaal doen. Anders door contact op te nemen met de klantenservice (maar zorg dan voor snelle afhandeling, max. 48 uur).

Door deze best practices toe te passen kom je je ethische verantwoordelijkheid na en versterk je je vertrouwen bij klanten. Het naleven van ethische normen in datagebruik is niet alleen een juridische noodzaak, maar ook een morele plicht die bijdraagt aan een duurzame en verantwoorde bedrijfsvoering.

Vragen naar aanleiding van deze checklist?

Neem contact op.