Partnership tussen Summix en VionA

Summix en VionA hebben besloten om een strategisch partnership aan te gaan. Onze vakgebieden (Summix: organisaties datagedreven maken en VionA: saaie repeterende taken automatiseren met RPA technologie) hebben veel raakvlakken. We delen kennis en kijken proactief naar kansen voor onze opdrachtgevers. Via het interview hieronder maak je kennis met VionA, RPA en een van de oprichters van VionA: Sam van der Wagen.

Hoe ben je op het idee gekomen om VionA op te richten?

Een jaar of drie geleden was ik in gesprek met Jasper Verbunt, nu mijn compagnon, over RPA. Hij was een tool tegengekomen om RPA automatiseringen te bouwen. Hij vroeg mij vanuit mijn consultancy ervaring of daar veel vraag naar zou zijn. Al snel ontdekten we dat er megaveel vraag naar is, en met name ook een vraag die nog onbekend is.

Hoewel RPA-technologie al een jaar of 10 bestaat, was het al die tijd een hele dure technologie om te gebruiken. Grote bedrijven werkten er al veel mee, maar de meeste kleine en middelgrote bedrijven die kenden de technologie niet eens. Wij zagen een kans om bij deze bedrijven RPA te introduceren en hen bij de hand te nemen bij het ontwikkelen en onderhouden van hun eerste RPA-bots. Zo is VionA tot stand gekomen.

De afgelopen jaren zijn er gelukkig steeds meer pay per use aanbieders op gebied van RPA in de markt gekomen. Eerst een dure licentie kopen voordat je aan de slag kunt is verleden tijd. Daarmee is RPA nu toegankelijk voor bijna elke onderneming.

Tegenwoordig heeft VionA zes medewerkers. De komende tijd verwachten we flink te blijven groeien met leuke projecten en nieuwe mensen.

Wat is RPA eigenlijk?

Je kunt RPA zien als een virtuele medewerker die in computersystemen werkt in plaats van jou. Formeel staat het voor Robotic Process Automation. In makkelijke woorden zou je het softwarerobots kunnen noemen. Binnen een systeem waar medewerkers frequent aan het klikken, copy-pasten, dingen van systeem A naar B aan het zetten zijn; kan zo'n bot dit nabootsen waardoor je dat zelf niet meer hoeft te doen.

Voor wat voor bedrijven of afdelingen is RPA met name interessant?

Het is eigenlijk relevant voor elk bedrijf met veel administratieve taken; en dat zijn er dus een heleboel! Als je echt op afdelingsniveau gaat kijken, dan kan het de financiële afdeling zijn of de HR-afdeling.

Maar ook in de logistiek is het interessant, bijvoorbeeld voor het voorraadbeheer. We werken inmiddels ook voor een productiebedrijf waar we de werkvoorbereiding automatiseren. Dus overal waar veel repetitieve administratieve handelingen zijn, die nu met de hand worden gedaan, is RPA interessant.

Heb je nog andere voorbeelden van processen die interessant zijn voor RPA?

Ja zeker. We zijn bijvoorbeeld bij uitzendbureaus inmiddels best bekend. Daar doen we veel op het gebied van contractverlenging, medewerkers ziekmelden, weer beter melden.

Bij wat grotere bedrijven doen we ook wel eens hele onboardingprocessen van nieuwe medewerkers, waar in één keer de NAW-gegevens van de medewerker op 5-10 plekken in verschillende system in moet worden ingevoerd. Daar leent RPA zich erg goed voor.

Soms ook hele specifieke taken, waarbij bijvoorbeeld op een overheidssite informatie moet worden opgezocht en deze website heeft geen API-koppeling. Dat kun je dan continu met de hand gaan doen, of een robot kan het voor je doen. De mogelijkheden zijn dus heel divers!

Zijn er ook processen waarbij je RPA juist niet zou aanbevelen?

Alles waar nog papier bij komt kijken, dat wordt lastig. Dan moet je eerst gaan digitaliseren voordat je kan automatiseren. Ook processen die nog erg aan wijzigingen onderhevig zijn vind ik niet zo geschikt voor RPA. Het is zonde om een proces wat

nog niet helemaal uitgekristalliseerd is een robot aan te leren. Volgende maand moet je de robot dan weer aanpassen. Als we contact hebben met een klant, dan kijken voordat we starten altijd of een proces ‘volwassen’ genoeg is.

Waar gebruiken jullie binnen VionA zelf RPA voor?

Dat is een goeie! We gebruiken het op meerdere plekken. Bijvoorbeeld om in verschillende systemen nieuwe klanten aan te maken, maar ook voor rapportages. We halen best veel data wat niet automatisch uit ons system kan worden geëxporteerd iedere nacht op om altijd actuele rapportages te hebben. Dit is waar RPA het vakgebied van Summix raakt. We pushen ook regelmatig informatie vanuit e-mails (denk aan afspraken, facturen) door naar ons CRM en administratiepakket.

Is er een verschil tussen RPA en tools als Zapier/Make.com?

Formeel gezien zijn Zapier en Make.com geen RPA, omdat ze eigenlijk alleen maar met API’s werken. Zij functioneren als een soort stekkerdoos tussen verschillende systemen. Bij RPA maak je echt gebruik van een user interface. Er kan dus op systemen zonder API worden ingelogd om vervolgens handelingen uit te voeren. RPA werkt bovendien ook voor software die op servers draaien, dus niet in de cloud.

Hoe brengt VionA voor bedrijven de processen/kansen in kaart die geautomatiseerd kunnen worden met RPA?

Vooraf doen we vaak een bedrijfsscan, waarbij we één of meerdere afdelingen doorlichten om te kijken waar de automatiseringskansen liggen. En dat is niet alleen op het gebied van RPA, maar ook breder. Bijvoorbeeld of je je eigen software nog beter kan gebruiken en of er niet makkelijker koppelingen te bouwen zijn tussen systemen.

Er zijn ook bedrijven die zelf al echt een idee hebben van een proces dat ze willen automatiseren. Dan kunnen we heel gericht meekijken in hoeverre dat proces geschikt is voor RPA.

Kun je wat vertellen over de ROI van RPA?

We brengen de ROI van projecten altijd aan de voorkant in kaart, tijdens het offertetraject dus. We kijken dan naar de handelingen zoals ze nu worden gedaan; hoeveel tijd dit kost om te doen keer het aantal keer dat dit per week wordt uitgevoerd. Dan weet je hoeveel tijd medewerkers er nu aan kwijt zijn. Dit zetten we vervolgens af tegen de investering en de maandelijkse kosten van een RPA-robot. Zo weet je vooraf of het loont.

Wij vinden dat een bot zicht minimaal twee, liefst drie keer moet terugverdienen qua maandelijkse kosten. Dan is het ook nog interessant als het volume iets terugzakt. Bij een gemiddelde robot is de ROI over het algemeen er al binnen een half jaar. Bij zeer complexe bots kan dit iets langer zijn, maar nooit meer dan een jaar. Dat is dus echt een korte terugverdientijd!

Er zijn daarom ook bedrijven die RPA inzetten voor tijdelijke processen, bijvoorbeeld bij een overgang van systeem A naar B.

Hoe gaan jullie om met weerstand bij medewerkers? Jullie gaan immers sleutelen aan processen waar zijn verantwoordelijk voor waren.

We betrekken hen vanaf het begin. Dat is enorm belangrijk. Wat we ook zien, is dat we vaak juist de saaiste onderdelen van het werk automatiseren, omdat dit meestal ook het makkelijkst te automatiseren is. Als het eenmaal staat, zijn mensen eigenlijk vooral blij. Ze hoeven dan enkel nog bij de springen bij uitzonderlijke gevallen – en die zijn vaak wel interessant. Je kan je voorstellen dat iemand niet HR professional is geworden om de halve dag bezig te zijn met nieuwe medewerkers in systemen aanmaken. Daar zit hun passie niet. RPA geeft hen tijd terug voor zaken die een stuk leuker en waardevoller zijn.

Wat voor uitdagingen komen jullie tegen bij de implementatie van RPA-oplossingen?

Je zou denken dat de techniek vaak uitdagend is. Meestal valt dit eigenlijk wel mee. Soms kom je natuurlijk systemen tegen met dramatische code, en dan kost het wat meer tijd. Techniek is een hobbel waar we wel overheen komen.

De grootste uitdaging zit hem in – en daar zit een groot deel van mijn werk in – aan de voorkant goed in kaart brengen van alle scenario’s. Er zijn immers altijd uitzonderingen in processen en die wil je zo veel mogelijk aan de voorkant afvangen. Een uitzondering achteraf oplossen is vervelend omdat dit weer meer kosten met zich meebrengt.

Een andere uitdaging: bedrijven waar een stagiair of freelancer in het verleden een robot heeft gebouwd. Die draaide fantastisch, totdat een systeem een update kreeg. Ondertussen is de persoon die de robot heeft gebouwd weg, en niemand binnen het bedrijf heeft verstand van RPA. Wij worden dan ingeschakeld om de robot wat bij te leren, zodat het proces weer goed loopt. Bij sommige bedrijven besluit men echter het proces dan weer zoals vanouds te doen. Dat is echt zonde. Om dit te voorkomen werken wij full-service; na het bouwen van een robot verzorgen we ook de wijzigingen en monitoren we of alles goed blijft draaien. Door snel in te grijpen waarborgen we het proces voor de lange termijn.

Wat gebeurt er met de RPA-robot wanneer een bedrijf van software wisselt?

Als je echt van systeem wisselt, dan moet een stuk van de robot opnieuw worden gebouwd. Net zoals je medewerkers ook wegwijs moet maken in een nieuw systeem. Gelukkig komt dit niet al te vaak voor.

Wat we wel vaak zien, zijn updates van bestaande systemen. Dan geldt eigenlijk hetzelfde. Het is geen probleem wanneer een veld naar een andere plek op de pagina verschuift. We spreken namelijk de code achter het veld aan. Als de code echter grondig wordt herschreven, dan kan het zijn dat we bepaalde dingen opnieuw moeten mappen (= verbinding leggen tussen velden). Dat is precies waarom we met SLAs werken om de robots te monitoren en eventuele problemen op te lossen.

Hoe monitoren jullie de werking van de robots?

We hebben permanente monitoring op alle robots zitten. We krijgen een melding als een proces niet succesvol wordt afgerond. 9 van de 10 keer zien we dit eerder dan de klant zelf. Vaak hebben we het ook al opgelost voordat de klant iets heeft gemerkt.

Hoe gaan jullie om met beveiliging en privacy? Het is natuurlijk best spannend als een robot in je systemen gaat rondklikken

We adviseren altijd om de robot een eigen account te geven. Dan kan je namelijk goed zien wat een robot precies heeft gedaan in je systeem. Je kan ook bovendien rechten en rollen toekennen. Dat is natuurlijk fijn.

Op papier dekken we alles netjes af met verwerkersoverenkomsten en SLAs.

Een robot zou je eigenlijk moeten zien als een virtuele collega. Als je een collega vertrouwt om in je systeem te werken, waarom een robot dan niet? Sterker nog; een robot gaat niet opeens rare dingen doet en oordeelt ook niet over wat die ziet; denk aan de salarissen of bonussen van collega’s.

Qua beveiliging slaan we alle wachtwoorden en logingegevens netjes op in een wachtwoordenmanager. We ontkomen er natuurlijk niet aan dat we (tijdelijk) toegang moeten hebben tot systemen om de robot te bouwen of om onderhoud te kunnen plegen.

Gegevens die een robot overbrengt naar een ander systeem worden een paar weken bewaard. Dit is om fouten te kunnen afhandelen. Je moet immers weten waarom iets is vastgelopen. Daarna worden deze gegevens verwijderd.

We werken met twee betrouwbare partijen om RPA-robots te ontwikkelen: Microsoft en Robocorp. Zij voldoen aan alle certificeringen om data veilig op te slaan en automatisch te verwijderen.

Kan je iets vertellen over de verschillen tussen Microsoft en Robocorp?

Robocorp is cloudbased en qua programmeertaal met name Python. Het is een cloudplatform waarin de robots runnen. Het zorgt ervoor dat de robots in een browser kunnen werken en dat daarna de browser weer wordt afgesloten. Voor SaaS-oplossingen heeft Robocorp onze voorkeur.

Microsoft Power Automate is juist heel sterk in desktop automation (desktop software, niet in de cloud/browser). Best veel softwarepakketten draaien nog op servers of lokaal. Dan is Power Automate de beste keuze. Browser automation kan ook met Power Automate, maar dan moet er een server worden opgestart. In onze ervaring is dit wat trager en minder stabiel dan een Robocorp robot.

Wat zou je adviseren aan ondernemers die willen beginnen met RPA?

Sowieso klein beginnen. Dus niet gelijk als eerste project een heel uitgebreid ingewikkeld proces met veel uitzonderingen kiezen. Begin met een rechtlijnig project wat wel gelijk een positieve impact heeft, maar niet gelijk enorme problemen kan veroorzaken als het een keer een paar dagen niet werkt.  

Als je op zoek bent naar welke processen interessant zijn, vraag dan vooral bij collega's wat ze het minst leuk vinden aan hun takenpakket. Dit zijn vaak de processen die het eenvoudigst te automatiseren zijn.

Wat voor rol kan RPA denk je spelen in het werk wat Summix doet?

Ik denk met name in de dataontsluiting. Er zijn toch nog wel bronnen die geen of niet zulke goede koppelingen of exportmogelijkheden hebben. RPA kan dan worden gebruikt om de data periodiek uit het systeem te halen en klaar te zetten voor business intelligence rapportages.

Rond het opschonen of verrijken van data liggen in theorie ook nog kansen voor RPA. Met business rules kan een robot op zoek gaan naar afwijkingen in een dataset (bijvoorbeeld in een CRM of ERP-systeem) en dit gelijk corrigeren. Zo gaat de datakwaliteit continu omhoog en is het al schoner voordat het in een datawarehouse of rapportage terecht komt. Voor een uitzendbureau hebben we al een robot draaien die looncomponenten op urenbriefjes automatisch kan controleren op fouten. Bijvoorbeeld dat iemand die ziekgemeld staat niet tegelijkertijd ook uren kan hebben gemaakt of dat iemand met leaseauto niet ook reiskosten kan declareren.

Naar mate de data toeneemt – en dat doet het – wordt het steeds belangrijker om de kwaliteit de managen.

Hoe zie je de toekomst van RPA voor je? Bijvoorbeeld over 5 jaar?

Dan is het veel beter bekend. Nu moeten we ondernemers vaak zelf benaderen en nog uitleggen wat het is.

Ik denk ook dat er tools zijn waarmee bedrijven zelf kleinere/eenvoudige robots kunnen maken. Dat vind ik een positieve ontwikkeling. AI zal daar ongetwijfeld een rol in gaan spelen, om het makkelijker te maken. Nu al merk je dat AI bij het programmeren ondersteunt. Dat zal alleen maar meer worden.

Je bent nu ongeveer 3 jaar bezig met VionA. Welk waardevol inzicht zou je met andere willen delen?

Ik ben van nature echt een optimist. Ik dacht dat het allemaal nog sneller zou gaan dan het in de praktijk gaat. Mijn geduld wordt af en toe wel getest. Verder vind ik het echt ontzettend leuk om te doen. Ik ben blij dat ik de stap richting het ondernemerschap heb gezet.

Als je twijfelt om te gaan ondernemen zou ik zeggen: gewoon doen! Er zijn nog genoeg momenten om te bepalen of je wel of niet ermee door wilt gaan.

Tot slot zou ik als tip willen meegeven om goed op te letten voordat je gaat schalen. Zorg er eerst voor dat de basis op orde is. Anders worden kleine issues vanzelf grote issues.