Optimaliseer je voorraadbeheer met data

In een sector waar marges dun zijn maakt effectief voorraadbeheer het verschil tussen winst en verlies. Data speelt hierin een prominente rol door groothandels de mogelijkheid te bieden hun inkoopstrategie en operationele processen efficiënter in te richten. Met doelgerichte data-analyses kunnen groothandels kostenbesparingen in kaart brengen en implementeren.

Kostenbesparing door data-analyse

Data biedt inzicht in tal van relevante aspecten voor voorraadbeheer, zoals koopgedrag van klanten, voorraadniveaus, seizoensgebonden schommelingen en andere trends.

Belangrijke KPI’s

Hieronder staan de drie belangrijkste KPI's om de prestaties van voorraadbeheer te monitoren en optimaliseren:‍

• ‍Voorraadomloopsnelheid: deze KPI meet hoe vaak de voorraad in een bepaalde periode wordt verkocht en vervangen. Een hogere omloopsnelheid wijst op een effectief voorraadbeheer en een goede voorspelling van de vraag.‍
• Voorraadnauwkeurigheid: deze KPI laat zien hoe nauwkeurig de administratieve voorraadrecords overeenkomen met de fysieke voorraad.‍
• Fill rate (vulgraad): Deze KPI is cruciaal voor klantretentie. Het meet het vermogen van je groothandel om bestellingen volledig en op tijd te leveren.

Deze KPI's geven samen een goed beeld van de effectiviteit van voorraadbeheersystemen en -strategieën. Als groothandel kun je met deze KPI’s je operationele kosten verlagen, de cashflow optimaliseren, en de klanttevredenheid verbeteren. Tel uit je winst!

Hoe bereken en verbeter je de omloopsnelheid?

Door de omloopsnelheid, soms ook wel Inventory Turnover Rate (ITR) genoemd, te meten en optimaliseren kun je zowel over- als onderbevoorrading tegengaan. Een cruciaal onderdeel van je voorraadbeleid!

De omloopsnelheid laat eigenlijk zien hoe efficiënt geld uit (inkoop) en weer in (verkoop) het bedrijf vloeit. Een hoge omloopsnelheid is beter, want dan worden de voorraden snel verkocht en liggen ze dus kort in het magazijn. Omgekeerd blijft er bij een lage omloopsnelheid veel geld zitten in de voorraad ('op de planken'). Dit geld kan je natuurlijk op andere plekken beter besteden.

Zo bereken je de omloopsnelheid van je voorraad

1. Bereken de kostprijs van de omzet
2. Bereken de voorraden
3. De rekensom is vervolgens eenvoudig: Omloopsnelheid van de voorraden = Kostprijs van de omzet / Voorraden

Voorbeeld:

• Mei startwaarde voorraad: €35.000
• Mei eindwaarde voorraad: €25.000
• Kostprijs van de omzet mei: €58.000
• De omloopsnelheid van de voorraad is in dit geval: €58.000 / ((€35.000 + €25.000) / 2) = €58.000 / €30.000 = 1.93

Elke maand gaat de voorraad er dus 1.93 keer doorheen. Dit betekent dat er ongeveer elke 15 dagen (30 dagen/1.93) nieuwe voorraad geleverd moet worden. Deze informatie kun je gebruiken om je inkoopbeleid te verbeteren. Vergeet niet om rekening te houden met de levertijden.

In dit voorbeeld is de berekening per maand gemaakt. Natuurlijk kun je de omloopsnelheid ook per week, kwartaal of jaar maken. Dit hangt af van het type voorraad; fruit heeft vanzelfsprekend een hogere omloopsnelheid dan industriële machines.

Tip: bereken je omloopsnelheid niet alleen voor de volledige voorraad (gemiddelde omloopsnelheid), maar ook per productgroep en voor individuele producten.

Tips om je omloopsnelheid te verbeteren

De KPI meten is één, maar de meerwaarde verzilver je pas wanneer je er acties aan verbindt. In de basis probeer je een zo hoog mogelijke omloopsnelheid van je voorraad te realiseren. Zo minimaliseer je het beslop op je liquide middelen en beschik je over meer 'cash' voor andere uitgaven en investeringen. Dit komt je liquiditeit en rentabiliteit ten goede.

Je wilt echter ook niet een té snelle omloopsnelheid van je voorraad. Wanneer je te vaak 'nee' moet verkopen, neemt je klanttevredenheid af en uiteindelijk verlies je zelfs klanten aan concurrenten die wel kunnen leveren. Voorraadbeheer is een continue zoektocht naar de optimale balans. Je kunt aan een hoop knoppen draaien, waaronder:

• Inkoopbeleid en afspraken maken met leveranciers, o.a. over frequenties en levertijden
• Assortiment- en productkeuzes (inkoop aanpassen, en eventueel zelfs beslissen op bepaalde producten niet meer aan te bieden - bijvoorbeeld door ze te vervangen voor producten of productgroepen met een hogere omlooptijd)
• Selectie van leveranciers en bestelomvang (balanceren van risicospreiding over verschillende leveranciers en prijsvoordelen door groter in te kopen)
• Klanten (verder) vooruit laten bestellen (beter zicht op toekomstige voorraadbehoefte)
• Via marketing producten met een lage omloopsnelheid (tijdelijk) beter zichtbaar maken in je winkel, webshop of nieuwsbrief. Eventueel hier een actie/uitverkoop aan verbinden met een prijsverlaging op de verkoop te versnellen.
• In overleg met je leverancier een deel van de voorraadterug sturen in ruil voor nieuwe voorraad, korting op je volgende bestelling of als terugkoop.
• Houd ook retours/afgekeurde voorraad goed in de gaten, vooral of hier plots zaken in wijzigen.

Hoe bereken en verbeter je de voorraadnauwkeurigheid?

Naast de omloopsnelheid van de voorraad is de voorraadnauwkeurigheid erg belangrijk. Het heeft direct invloed op het succes van je groothandelsbedrijf. Een onnauwkeurige voorraad leidt tot over- of ondervoorraad, hogere kosten, lagere klanttevredenheid en inefficiënties in de toeleveringsketen.

Voorraadnauwkeurigheid drukt het verschil in de geregistreerde voorraadaantallen en de fysiek aanwezige aantallen weer in % afwijking. Enkele signalen dat de nauwkeurigheid verbeterd kan worden, en dus dat er werk aan de winkel is:

• Er worden bestellingen geplaatst voor producten die achteraf niet voldoende op voorraad blijken te zijn
• Planners of magazijnmedewerkers besteden veel tijd aan het achterhalen en oplossen van voorraadverschillen
• Magazijnmedewerkers grijpen regelmatig mis, of moeten lang zoeken om orders te picken
• Men vertrouwt niet op de voorraadcijfers in het systeem, en checkt eigenlijk altijd zelf even hoe het er in het warenhuis bij ligt
• Inkoop, warehouse en logistiek wijzen regelmatig naar elkaar als er te veel of weinig op voorraad is
• De financiële waarde van de voorraad is aan het eind van het jaar een stuk lager dan verwacht

Hoe meet je voorraadnauwkeurigheid?

Om de voorraadnauwkeurigheid te meten deel je de fysiek aanwezige aantallen door geregistreerde voorraadaantallen.

Voorbeeld:

• Geregistreerde voorraadaantallen: 1094
• Fysiek aanwezige aantallen: 1024
• Voorraadnauwkeurigheid = (Fysiek aanwezige aantallen / Geregistreerde voorraadaantallen) * 100 = 1024 / 1094 * 100 = 93.6%

Tip: je kan naast de afwijking in voorraad ook meten hoe vaak de voorraad op de juiste plek in het magazijn ligt.

Tips om je voorraadnauwkeurigheid te optimaliseren

Om een accurate voorraad te garanderen, is het handig om met een voorraadsysteem te werken en regelmatig fysieke voorraadtellingen ter controle uit te voeren. Verschillen tussen de cijfers in je systeem en de werkelijkheid wil je immers zo veel mogelijk beperken. Software (en eventueel bijpassende scanners of via qr- of streepjescodes voorraad 'af en bij' te boeken) kan het bijhouden van de voorraad vereenvoudigen en menselijke fouten voorkomen. Camera's, sensoren en AI-technologie bieden tegenwoordig ook nieuwe mogelijkheden om dit proces verder te automatiseren. Tot slot helpt het om medewerkers goed te trainen. Zorg ervoor dat zij begrijpen waarom voorraadbewegingen zo belangrijk zijn en vervolgens de procedures goed volgen. Ga eventueel aan de slag met gamification en voer een beloningssysteem in voor medewerkers die de procedures het best naleven.

Hoe bereken en verbeter je de Fill rate (vulgraad)?

De fill rate, ook wel fulfillment rate, is het percentage orders dat je kunt versturen uit je beschikbare voorraad zonder orders te verliezen or buiten voorraad te raken. Het is een goede indicator van je vermogen om in klantbehoefte te voorzien. Inkoopbeleid kan met deze KPI worden gefinetined en wanneer het goed wordt bijgehouden is het regelmatig hertellen van de voorraad minder noodzakelijk.

Hoe meet je de fill rate?

• Totaal aantal orders verzonden: 241
• Totaal aantal orders geplaatst: 381
• Fill rate = (Totaal aantal orders verzonden / Totaal aantal orders geplaatst) * 100 = 241 / 381 *  100 = 63.25%

Tips om je fill rate te maximaliseren

Idealiter is je fill rate zo dicht mogelijk bij de 100%. Helaas is dit in de praktijk eigenlijk nooit haalbaar. Een fill rate van rond de 85-95% is gebruikelijk. Idealiter probeer je te streven naar rond de 97%. Daarnaast is het verstandig om je fill rate zo realtime mogelijk bij te houden, en er dus niet slechts 1x per maand naar te kijken. Zo zie je snel of je moet bijsturen.